Faktura elektroniczna odbierana i wysyłana za pośrednictwem PEF to efaktura odbierana i wysyłana w ramach zamówień publicznych.
Platforma Elektronicznego Fakturowania
Platforma Elektronicznego Fakturowania, czyli tzw. PEF to centralna platforma, która służy do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, a także innych dokumentów w toku postępowania o zamówienia publiczne. Jej powstanie związane jest wejściem w życie przepisów Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz o partnerstwie publiczno-prywatnym. Ustawa zaś wynika z konieczności implementowania Dyrektywy 2014/55/UE, która dotyczy efaktur w zamówieniach publicznych.
Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF jest kolejnym etapem działań zmierzających do likwidacji faktur i innych dokumentów w wersji papierowej i zastąpienia ich fakturami online i dokumentami elektronicznymi. Przesyłanie dokumentów w takiej formie pociąga za sobą bowiem szereg korzyści, które tak ustawodawca, jak i eksperci podkreślają każdorazowo podczas wprowadzania kolejnych ustaw i nowelizowania dotychczasowych przepisów.
PEF – dla kogo?
Zgodnie z przepisami obowiązek odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych nałożony został na zamawiających. Analogiczne rozwiązanie nie zostało jednak przewidziane dla wykonawców. Oznacza to, że mogą oni, jednak nie muszą wysyłać efaktur ustrukturyzowanych, o których mowa w ustawie.
Tym samym PEF jest platformą przeznaczoną dla zamawiających, którzy zobligowani są do założenia na niej konta przed planowanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej od wykonawcy. Jeśli bowiem tego nie zrobią, nie będą w stanie uczynić zadość ustawowemu obowiązkowi.
Korzystanie z Platformy Elektronicznego Fakturowania jest bezpłatne, a w praktyce możliwe jest za pośrednictwem jednego z dwóch brokerów, którzy w oparciu o umowy z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii świadczą usługi. Szczegółowe informacje uzyskać można na ich stronach, w tym na stronie poświęconej PEF edison.pl.
Efaktury w zamówieniach publicznych
Elementy ustrukturyzowanej faktury elektronicznej w zamówieniach publicznych określone zostały w przepisach Ustawy o podatku od towarów i usług i są one tożsame do tych, jakie ustawodawca przewidział dla danych, które powinny znaleźć się na każdej fakturze online. Dodatkowo powinna ona jednak zawierać:
- informacje o odbiorcy płatności,
- wskazanie umowy zamówienia publicznego.
Ponadto można dodać do niej inne informacje, które konieczne są z uwagi specyfikę zamówień publicznych.
Korzyści ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i PEF
Korzyści płynących ze stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych oraz PEF jest bardzo wiele. Samo stosowanie efaktur w zamówieniach pociąga za sobą konsekwencje takie, jak w przypadku ich stosowania w powszechnym obrocie gospodarczym. Są to zatem oszczędność czasu i pieniędzy, które wymiernie można określić m.in. korzystając z tzw. kalkulatora oszczędności dostępnego na stronie edison.pl. Na uwagę zasługuje także eliminowanie błędów w wystawianych i wysyłanych fakturach online, przyspieszenie realizacji transakcji czy wygodna archiwizacja.
Wprowadzenie Platformy Elektronicznego Fakturowania zwiększa zaś przede wszystkim konkurencyjność polskich firm na rynku europejskim. PEF działa bowiem w ramach sieci Peppol, która umożliwia połączenie z dostawcami i urzędami działającymi w całej Unii Europejskiej. PEF to także zmniejszenie kosztów obsługi zamówień, co nie bez znaczenia pozostaje dla płynności finansowej przedsiębiorców.